Month: November 2012

Download Attachment Email Otomatis dengan M$ Outlook

Integrasi dengan sistem lain paling mudah adalah integrasi di level database atau dengan messaging semacam web service (WSDL). Atau  integrasi di level aplikasi yg bisa jadi ribet jika pembuat dan bahasanya beda. Dalam melakukan integrasi perlu dipertimbangan beberapa hal misalnya jaringan, protokol, dan kebijakan di lingkungan IT. Integrasi dua sistem dengan lingkungan dan kebijakan berbeda bisa sulit, terutama jika (pengelola) masing-masing sistem tidak mau membuka diri. Maka cara yang paling mudah tanpa saling mengganggu adalah melalui Email. Memang terdengan cupu tapi cukup efektif untuk memecah kebuntuan. Dengan email, kita bisa kirim file dalam atachment. Dan itulah yang dipertukarkan.

Sebenarnya untuk mennangani attachment tersebut saya lebih suka menggunakan PHP dan dijalankan di background. Cukup dengan fungsi-fungsi imap_*** semua bisa dilakukan. Tapi dalam situasi tertentu, PHP tidak bekerja. Salah satunya situasi yang saya alami dimana mail servernya menggunakan microsoft exchange dan mengaksesnya harus pakai vpn plus tidak bisa otentifikasi pakai plain login. Bukanya harus pakai outlook yang ada sertifikat khusus.

Setelah muter-muter dengan PHP selama 3 hari dan berujung pada kebuntuan, akhirnya menemukan solusi yang sangat sederhana yaitu MACRO pada Microsoft outlook. Intinya memanfaatkan 2 tool di Ms Outlook yaitu macro dan  “Rules and Alert”. Berikut ini saya share caranya:

  1. Buka Ms Outlook
  2. Buka Macro VB Script melalui Tools -> Macro -> Visual Basic Editor (atau tekan Alt+F11)
  3. Klik Insert -> New Module
  4. Copy dan modifikasi script berikut:

    Sub ambilAttachment(msg As Outlook.MailItem)
    Dim attachmentObject As Outlook.Attachment
    Dim FolderToSave As String
    FolderToSave= “D:\data”
    For Each attachmentObject In msg.Attachments
    attachmentObject.SaveAsFile FolderToSave & “\” & attachmentObject.DisplayName
    Set objAtt = Nothing
    Next
    End Sub

  5.  Save dan tutup Visual Basic Editor
  6. Buka Tool -> Rules and Alert dan buat rule jika ada email masuk dengan attachment maka diproses dengan script ambilAttachment. Banyak juga aturan lain misalnya judul, pengirim dan lain-lain, silahkan disesuaikan dengan kebutuhan.

Semoga membantu.